Tips om mallar i Word
Förord
Jag är inte bara hobbykodare, jag är användare också. Det är inte alltid det går att arbeta som man vill i Word pga dataavdelningens upplägg. Därför har jag försökt mig på beskrivet upplägg på min arbetsplats och det fungerar väldigt bra.
Mallar i Word.
De flesta känner ju till att det går att ställa in egna preferenser i Word. Ändra vilka knappar som ska visas vet många användare hur man gör. Vana användare brukar därutöver spara makron, formatmallar, autotexter. De flesta reflekterar inte över att det sparas i Normal.dot. Vid nätverksadministration ligger det nära till hands att:- a)anpassningar görs i Normal.dot som skickas ut till användarna via nätverket. Eller man tar med en ny Normal.dot av bara farten vid uppdateringar.
- b)Normal.dot ligger på nätverksenhet och hålls skrivskyddad.
Alternativet till detta är att skapa en global mall där anpassningarna lagras. Den globala mallen läggs i startkatalog (olika för olika versioner av Office). Den får då samma status som Normal.dot. En annan benämning på global mall är AddIn vilket jag framledes använder. Konsekvensen blir: - a)anpassningar kan göras i AddIn
- b)användarna kan få en lokal Normal.dot i vilken de får göra sina anpassningar, de reflekterar sällan över var anpassningarna sparas, men märker när det inte går att spara dem eller när de försvinner. Den behöver inte ersättas vid uppdateringar.
Sätta användarinformationen.
Genom att ha en fil som innehåller information om personalen kan värden sättas i användarinformation. Förutsättning är att vem som är inloggad skrivits till registret vid inloggning.Det finns andra sätt att ta reda på det men eftersom jag använder det i andra sammanhang föll det sig naturligt.
För annat sätt se exempelvis http://www.j-walk.com/ss/excel/tips/tip94.htm
Exempel i bifogad exempelfil.
Närmast underhållsfri malldistribution.
Exemplet består av ett formulär med flersideskontroll och fem flikar med comboboxar.Dessa fem flikar heter samma som fem olika undermapparmappar i en mapp i vilka mallar av olika kategorier kan placeras, .dot som filformat. Hänvisas här till som No1, No2, No3, No4, No5 katalogen de ligger i heter No och en nätverksenhet som heter g förutsätts också.
Det är lämpligt att ge dem korta och beskrivande namn. Comboboxarna har också samma namn med prefix cbo. Formuläret innehåller två knappar: Nytt och Avbryt.
Koden är inte helt slimmad men fyller väl sin funktion.
Formuläret startas genom ett kommando som genom anpassning i förutnämnda AddIn lagts till på Arkivmenyn. Ex. Interna mallar.
Vad som händer när formuläret begärs är att en genomgång av de olika katalogerna sker och filnamnen läggs upp sorterat i respektive combobox på respektive flik.
För att det inte ska finnas några tempfiler i comboboxarna får man lov att rensa det som ska läggas upp från filer som börjar med ~.
Alla nya mallar som läggs in katalogerna kommer nu också upp i formulärets comboboxar. Ingen ny kod behövs för distribution av dem. Om de ligger på en nätverksenhet kan alla med skrivrättigheter lägga mallar där, de behöver således inte distribueras lokalt till användarna.
Det går att resonera att sökvägen till mallar för arbetsgrupper fyller samma funktion men dels kan den behövas till annat dels så kan användaren ändra den.
Användarna behöver inte heller förstå funktionen nytt från mall och inte veta sökvägar. Det användarna också ofta gör är att de sparar ner mallar lokalt för att öppna och använda samma dokument i stället för nytt fräscht från mall som också alltid är aktuell version.
Har erfarenheten att detta upplevs som så enkelt att användarna inte gör så.
En liten bugg kan uppkomma om det finns färre än 2 st i var katalog, trots felhantering. Naturligtvis kan man också ha valfritt antal kataloger men exemplet innehåller 5.
Exempelkod i exempel
/Ann Kapborg
0 Kommentarer