Strukturer för Intranät
Förord
Att köra ett utvecklingsprojekt för att sätta ett intranät på fötter är nuförtiden (från ett tekniskt perspekt) relativt enkelt. Marknaden översvämmas med en uppsjö av plattformar och verktyg, men utmaningen ligger i att hantera rätt typ av innehåll och presentera detta på ett så attraktivt sätt som möjligt. För att hamna rätt kan lite metodik aldrig skada. Denna artikel skall försöka belysa ett angreppssätt som jag har använda för att komma så nära som möjligt. Givetvis finns det många andra (bra) sätt, men detta har funkat för mig. Håll till godo.Innehåll
»»
»
»
»
Relaterade artiklar
Inledande studier
För att ett intranät inte skall bli ett i raden av web-projekt som efter den första lanseringsfasen faller i glömska, måste ett intranät bli en vital del av användarnas vardag. I mångt och mycket som denna site, en community. För att då förstå vad som gör ett intranät till det "levande" forum det kan vara, vad behöver göras?
Den första fasen är insamling av information, med syfte att få en så komplett bild som möjligt av de parametrar som kommer att påverka intranätets utformning över tid. Denna informationsinsamling behöver göras utifrån ett antal olika perspektiv:
• Nyttoperspektivet
Här måste intranätets primära målgrupp engageras, inte bara de närmast sörjande, som webmaster och informationsavdelningen, utan ALLA användare som kommer / skall beröras av intranätet. Vad behöver dom för information eller stöd i sin roll OCH som personer. Detta visar sig ofta vara en mix av exempelvis företags orienterade nyttofunktioner som resursbokning, tidredovisning och företagsnyheter samt mer personligt kopplade nyttofunktioner som landbandyresultat, busstidtabeller och liknande personliga intressen. Engagera genom att samla till en innehålls-workshop där alla ideer slängs upp på väggen, stora som små. Att alla är med skapar ett engagemang hos de inblandade och lägger grunden för att alla kommer att känna ett ansvar för att intranätet kommer att bli lyckat.
• Teknikperspektiv
En viktig aspekt är vilka tekniska möjligheter som finns och vilka begränsningar som bör tas hänsyn till i den slutgiltiga rekommendationen. Vissa delar som kommer upp i nyttoperspektivet kanske inte kan realiseras p.g.a. tekniken. Lova inte för mycket. I synnerhet gäller detta när det handlar om integration med bakomliggande affärssystem, som oftast är både mer kostsamt och komplicerat än vad det initialt verkar.
Tekniskperspektivet är inte bara vilken teknisk plattform som används eller avses att användas, utan även organisationen förmåga att hantera den teknik som används eller är tänkt att användas. Inom en organisation finns det ofta en väldigt stor skillnad, ofta generationsberoende, avseende hur man kan använda eller tillgodogöra sig nya typer av medier. Informationsinsamlingen i denna fas som de två nedanstående faserna sker huvudsakligen genom intervjuer med nyckelpersoner inom organisationen. Det är ju pengarna i sjön om en stor del av användarna inte ens kan starta en browser, än mindre att på egen hand uppdatera information.
• Organisation och kulturellt perspektiv
Hur ser organisationsstrukturen ut idag, vilka huvudsakliga uppgifter, värderingar och behov finns inom dessa grupperingar, samverkan mellan dessa och vad för informationsutbyte som sker. Inom alla organisationer finns även en mängd informella informationsvägar som ofta har genererats helt spontant och ofta är mycket effektiva för verksamheten, sk. korridorssnack. Kan man försöka att kortsluta dessa genom att få ut mycket av denna information via intranätet har man kommit långt.
• Övriga förutsättningar
Vilka resursmässiga förutsättningar som finns för förändring? Ekonomiska, personella, etc.
Övriga förutsättningar som är vitala bör kartläggas för att ev. avgränsa projektet eller på annat sätt påverka analys och rekommendation.
Sammanställning av information
Efter att den första fasen är avklarad bör all information sammanställas till en delrapport där samtliga perspektiv är redovisade. I tillägg till detta en inledande gapanalys av vad organisationen anser sig ha för behov.Den delrapport som sammanställs lägger grunden till den workshop som är nästa projektfas. Idéen är att samtliga deltagare skall vara inläsa på materialet för att på det sättet kunna genomföra en så effektiv workshop som möjligt.
Innan distribution av denna rapport sker skall uppdragsgivarens projektledare involveras för att validera sammanställningen samt göra en initial filtrering av de förslag som inte skall belasta workshoppen.
Struktur Workshop
Syftet med denna workshop är att tillsammans med ett antal nyckelpersoner från organisationen nå en koncensus om vilken informationstruktur som bäst skulle tjäna verksamheten. Till stor del handlar workshopen om två saker;
• Filtrering
Alla föreslagna nyttofunktioner är inte till nytta för alla, Den gamla 80/20 regeln gäller även här. 20% av förslagen kommer att vara till stor nytta för 80% av organisationen. Det gäller att hitta guldkornen och sedan tillgängliggöra dessa på ett attraktivt och effektivt sätt. D.v.s. workshoppen handlar om att konstruktivt sålla / filtrera bland de förslag som givits. Var här noga med att inte ramla i fällan att det måste vara 'affärsmässiga' förslag. Inte sällan är tidtabeller till buss/pandeltåg en av de 20%. Finns det många idrottsintresserade kanske de sista fotbollsresultaten en viktig del. Fokus är att driva trafik till intranätet.
• Involvering / engagemang
Ett intranät projekt är till stor del ett förändringsarbete av individers attityd och arbetssätt. Den viktigaste kryddan för att få till en förändring är att identifiera och stödja ett antal ambassadörer i organisation som genom sin attityd kan förändra andra att följa efter. Dessa personer, ofta lite mer seniora medarbetare som kan verksamheten bra är de personer som bör vara med på workshoppen. Dels på grund av sitt verksamhetskunnande, men även att de genom sitt medverkande kommer att få ett engagemang för intranätet och därigenom kommer att verka som ambassadörer för systemet. N.B – det behöver inte i första hand vara de personer som skall förse intranätet med information som behöver medverka, dessa kommer att bli involverade ändå. Syftet är att utifrån verksamhetsperspektivet förstå vilka behov som skall tillgodoses.
Ge workshoppen 1/2 - 1 dag. Styr den relativt hårt, annars är det mycket lätt att för mycket tid läggs vid nulägesdiskussioner och frågor på detaljnivå. Det är de stora dragen som är viktiga.
Vid avslutad workshop skall beslut om nedanstående områden tagits:
• Hur den principiella navigeringen skall se ut.
• Vilka nyckelfunktioner / nyckelinformation som skall vara tillgängligt.
Analys och rekommendation
Efter genomförd workshop är det i princip bara att sätta igång med arbetet för att sätta kraven för projeket:• Föreslagen informationsstruktur
Med detta menas hur informationen på intranätet skall struktureras med avseende på hur navigering, lagring och kategorisering skall genomföras. Den viktigaste delen av detta är hur navigeringen, som ofta bör vara skild från lagringsstrukturen, skall se ut.
o Navigationsstrukturen
Enkelheten i systemet och förmågan för besökarna att hitta rätt baseras ofta på hur navigeringen är presenterad.
o Lagringsstrukturen, vilken är den struktur som används för att lagra och styra behörighet av data. Var ligger informationen och vem får komma åt dem.
o Kategorisering. Bredvid den traditionella navigeringsstrukturen är det ofta effektivt att tillhandahålla en alternativ väg till den information som söks. Detta kan åstadkommas genom s.k. kategorisering där ett dokument kan tillhöra en eller flera kategorier. Dessa kategorier kan sedan tillgängliggöras via den traditionella navigeringen.
• Nyttoanspekter
Vilken information och vilka funktioner skall tillhandahållas så att systemet blir ett så optimalt verktyg som möjligt inom organisationen. Vilka effekter som bör förväntas och hur dessa skall stödjas.
• Teknik
Vilken underliggande teknik som bör användas för att stödja de nyttospekter som önskas. Om tekniken kommer att lägga begränsningar på vad som kan åstadkommas kommer detta tydligt att anges.
• Organisation och ev. processförändringar
Införande av ett intranät är ofta mer organisatoriskt förändringsarbete än teknikprojekt. Vad bör då göras för att organisationen skall börja använda intranätet på ett effektivt sätt och vilka processer kan beröras för att uppnå syftet med ett aktivt och levande intranät.
• Aktivitetslista
Med utgångspunkt från föreslagna rekommendationer, vad skall göras och när.
• Resursbehov
Vad kommer föreslagna rekommendationer att behöva i personella samt ekonomiska resurser.
Lets Go..
När ovanstående punkter presenteras och alla är bekväma med dem, kör... Men, kom ihåg att intranätprojektet startar först på allvar när användarna släpps in. Det är sanningens minut, kommer användarna att gilla det de ser? Kommer de att använda systemet? Är det ett stöd för den enskilda personen? Om inte kommer projektet nog att haverera förr eller senare. Det måste vara ett aktiv levande site, en community inom företaget. Om man inte kan uppnå det.... Då bör man nog inte ens starta projektet.
Emmanuel Ay
Kärnfullt och bra skrivet.